Catering aziendale: cinque errori che rovinano un evento di lavoro

Chi organizza eventi aziendali lo sa: il problema non è quasi mai il cibo in sé, ma le cose che girano intorno. Negli ultimi anni abbiamo servito convention, pranzi di lavoro e cene di gala per aziende di settori diversi, e gli errori che vediamo ripetersi sono sempre gli stessi cinque. Il primo è sottovalutare gli orari di accesso alla sede. Molte aziende ci danno il via libera alle nove per un evento che inizia alle dieci, senza considerare che montare una postazione buffet per duecento persone richiede almeno novanta minuti di lavoro a brigata completa. Quando il tempo è tirato, la postazione viene allestita in fretta e si vede: tovagliato storto, caffetteria non pronta, personale che corre da una parte all'altra mentre arrivano i primi ospiti. Il secondo errore è non definire un referente unico dal lato aziendale. Se per noi l'interlocutore cambia ogni tre email, ci troviamo a riconfermare le stesse informazioni a persone diverse e il rischio di errore cresce. Nel catering aziendale serve una persona che raccolga le decisioni, le comunichi per iscritto e sia raggiungibile il giorno dell'evento. Può essere la segretaria di direzione, il marketing o l'ufficio acquisti, non conta il ruolo: conta che sia una sola voce. Il terzo errore è scegliere in base al prezzo più basso senza leggere il preventivo voce per voce. Capita di confrontare offerte da ventagli diversi: una include il personale, l'altra no, una ha le bevande separate, l'altra le mette dentro, una prevede la pulizia finale e l'altra la fattura a parte. Sembra più economica quella con il numero più basso, ma dopo l'evento arriva l'integrazione e la differenza si assottiglia. Il modo giusto è mettere le offerte su un foglio di calcolo con le stesse voci di confronto e vedere il totale reale. Il quarto errore riguarda la comunicazione delle allergie. In contesto aziendale le intolleranze non si sanno sempre in anticipo perché gli ospiti non sono amici stretti ma clienti e colleghi. Serve una breve nota nell'invito che inviti a segnalare diete particolari, e serve passarla alla cucina con almeno una settimana di anticipo. In alternativa, prevedere sempre un paio di alternative vegetariane e senza glutine nel buffet risolve la maggior parte dei casi senza dover inseguire nessuno. Il quinto e ultimo errore è non chiedere i documenti amministrativi con il giusto anticipo. DURC, visura, copertura assicurativa: se li chiedete a due giorni dall'evento, il fornitore vi dirà che ci vuole tempo e voi vi troverete con una procedura interna bloccata. Noi li teniamo aggiornati e li inviamo su richiesta in qualunque momento, ma non tutte le aziende di catering hanno la stessa organizzazione. Chiedeteli in fase di conferma ordine: è il momento giusto, non quello della firma del contratto.